Nakon višegodišnjeg rada s prezentacijama i vještinama povezanih s njima još uvijek mi se potkradaju greške. Greške koje utječu na moju koncentraciju. Greške zbog kojih se dinamika mog govora mijenja. Greške zbog kojih mojih poruka gubi na snazi. Riječ je o greškama tehničke prirode, za koje koliko god se pripremao mogu utjecati na raspoloženje i tijek prezentacije.

Cameron Francis jednom je rekao: ” If you can fail to plan, then you are planning to fail.” Tijekom vremena uočio sam greške koje se ponavljaju ne samo kod mene.

Donosim kratku kontrolnu listu (check_list) kao podsjetnik sebi, a onda i vama koji ovo čitate. Riječ je o greškama tehničke prirode. Moje pravilo je da sam provjerim kako stavri funkcioniraju, a ne da prije početka prezentacije učim kako nešto radi. Znači evo moje liste.

Screen saver. Ako korisnik određeno vrijeme ne koristi računalo događa se da ili nestane slika ( ugasi se ekran ) ili se pojavi određena fotografija prema postavkama računala. Premda je tehnologija napredovala, a osobito kada su u pitanju ekrani računala, ljudi ne znaju da to mogu promijeniti. Zato je važno prije nego li započnete s prezentacijom isključiti opciju screen savera na računalu s kojeg će biti projicirana prezentacija. Ukoliko niste dovoljno sigurni oko isključivanja opcije potražite pomoć osobe s više tehničkog iskustva.

Fotografija na vašem računalu. Onog trenutka kada je računalo spojeno s projektorom publika prati što radite. Koja fotografije se nalazi na vašem desktopu? Čista pozadina oslobođena od ikona ( dokumenata, software, prečaca ) najbolje je vizualno rješenje. Ili, ukoliko niste na vrijeme počistili dokumente s desktopa, otvorite prezentaciju nakon što ste izvršili spajanje s projektorom.

Ažuriranje podataka i poruka. Prema postavkama vašeg računala moguće je da se odmah obavlja ažuriranje podataka ili provjera poruka. Za vrijeme prezentacije na kojoj ste radili važno je povesti računa da isključite mogućnost distrakcije.

Napajanje računala. Potražite gdje se nalazi izvor napajanja. Nikako ne zaboravite ponijeti punjač/adapter za računalo. Prije prezentacije podesite postavke da računalo ne aktivira opcije standby/hibernate ako duže vrijeme stojite na jednom slajdu. Ako radite prezentaciju koristeći bateriju računala i niste u blizini izvora napajanja, isključite također spomenute opcije.

Daljinski upravljač. Korištenje daljinskog upravljača omogućiti će da ne dežurate oko računala. Testirajte domet daljinskog upravljača. Nove baterije jamstvo su dometa. Upravljanje prezentacijom preko daljinskog upravljača nije identično upravljanju s mišem. Pregled slajdova pomoću daljinskog upravljača ne tretira se aktivnost računala. To znači da može doći do gašenja ekrana. Isključite opcije standby/hibernate.

Laserski pokazivač. Mnogi daljinski upravljači imaju ugrađenu opciju laserskog pokazivača. Koristite laser kako bi istaknuli važan podatak ili detalj. Nikako da bi ljude vodili kroz tekst slajda, riječ po riječ. Za vrijeme prezentacije vodite računa da se ne igrate po prostoriji šaranjem s pokazivačem. Zabavno je, ali…

Projektor. Provjerite da li je projektor ispravan. Ako koristite prijenosni projektor testirajte da li ste ispravno spojili kabele, kao i da su postavljeni da ne smetaju za vrijeme prezentacije. Tehnički detalji mogu bitno utjecati na vaš način komunikacije i prezentacije.

Pozicioniranje opreme. Publlika želi kontakt s prezenterom, a ne s njegovim leđima. Postavite opremu na način da prilikom predstavljanja projekta nikada ne okrećete glavu od publike. Podešavanjem postavki računala možete jednostavno imati kontrolu nad prezentacijom ( sadržaj na računalu identičan projekciji na platnu ).

Projekcija prezentacije. Često se događa da format prezentacije na računalu ne odgovara postavkama projektora. Podesite postavke za najbolju rezoluciju projekcije. Mnogo faktora utječe na konačnu projekciju, pa ukoliko niste tehnički educirani obratite se osobi koja vam može pomoći u postavljanju ispravnih postavki.

Audio. Ako vam je potreban audio signal jer želite pokazati video sadržaj, provjerite mogućnosti kako i na kojim mjestima povezati dodatnu opremu. Ako želite koristiti mikrofon dobro je provjeriti ispravnost opreme prije prezentacije. Bežični mikrofon idealna je varijanta jer ostavlja mogućnost da prezenter slobodno koristi obje ruke i nesmetano se kreće po prostoriji ( ovisno o načinu izlaganja ).

Video. Ako za vrijeme prezentacije želite pokazati video, tada ga predstavite kao dio vaše prezentacije. Nema potrebe da izlazite iz prezentacije ( dokumenta ) kako bi pokazali film. Testirajte rezoluciju filmskoj sadržaja, a svakako podesite standarde pregleda na projektoru i računalu.

Internet. Ako će vam za vrijeme prezentacije trebati internet veza planirajte prije početka riješiti tehničke zahtjeve. To osobito vrijedi kod bežičnih veza. Prije prezentacije provjerite poveznice na internet stranice i da li one funkcioniraju. Pripremite rezervni plan. Npr. pomoću Techsmith Jing free alata možete snimiti kratak video s namjeravanim sadržajem.

Čitljivost. Veličina slova i boje koje koristite na slajdovima utječu na čiljivost. Prije prezentacije otiđite do zadnjeg reda i testirajte vidljivost. Kako znati koji je idealan omjer? Možete se koristiti pravilom 8H. Veličina ( visina ) platna pomnožena s brojem 8 predstavlja idealnu udaljenost za praćenje prezentacije. Što se tiče veličine slova, definirana matematički iznosila bi 1/50 visine platna.

Ažuriranje software. Kada ste namjestili postavke za prezentaciju na računalu i projektoru nema razloga da napravite ažuriranje software. Inače, uzalud vam trud…

Uvijek imajte rezervni plan. Štogod se dogodilo važno je imati rezervni plan. Ne radi projektor. Računalo se ne može upaliti. Pripremite verziju vaših slajdova u print verziji. Pripremite prezentaciju na USB sticku ili CD. Provjerite može li se učitati s tih medija. Ako koristite Office, sjetite se da drugo računalo možda nema najnoviju verziju software. Hoće li drugi korisnik moći otvoriti dokument koji ste pripremili?

Kako koristiti ovu kontrolnu listu? Prema potrebi možete je isprintati kako bi vam uvijek bila pri ruci. Moja preporuka je doći barem jedan sat ranije kako biste se na licu mjesta provjerili tehničke mogućnosti. Osjećaj da su tehnički preduvjeti za vašu prezentaciju pod kontrolom, dodatno će utjecati na vašu sigurnost i siguran sam da ćete se bolje osjećati kada izađete pred publiku.